Smarta listor för resan

Vad använder du för verktyg för att planera dina resor? Ett dokument på datorn eller ett i molnet? Eller kanske med papper och penna, i kalendern eller i en anteckningsbok? Jag gillar Trello, en app som synkar mellan dina enheter. Och det bästa? Den är gratis!

När jag planerar resa blir det sällan strukturerat, jag tenderar att samla tips lite här och var. Kanske någon länk i ett Google-dokument online, några sparade inlägg på ett av mina Instagramkonton, och så åtskilliga skärmdumpar som hamnar i telefonens bildbibliotek och Dropbox. Därtill några mail till mig själv och sparade bokmärken i webbläsaren.

Någon som känner igen sig? Jo, det blir lätt lite spritt. Därför har jag börjat använda det listverktyg jag använder mest i min vardag som egenföretagare med mängder av parallella projekt: Trello! 

Teamet bakom Trello bjuder på en mall för packningslistor

Trello, en listhanterare

Trello är egentligen en enkel listhanterare som körs i ett webfönster. Den finns också som app för iPhone och Android, vilket är toppen då den synkar mot alla enheter. Dessutom kan man dela listor med andra, antingen publikt (alla kan läsa) eller med andra Trello-användare man vill ansluta till sitt projekt. Perfekt om man är flera som jobbar med ett projekt, eller planerar en resa. 

Tidigare har jag använt andra projektplaneringsverktyg både för jobb och fritid, t.ex. Asana och anteckningsappar som Evernote. Dessutom har jag kombinerat dessa med att lagra anteckningar från min ”analoga” anteckningsbok i Dropbox med hjälp av Whitelines smarta app. Och i många kundprojekt använder jag Slack. Men till slut kände jag att antalet appar och program i min vardag nästan översteg antalet projekt och administrationen sprang helt enkelt ifrån mig. Att i det läget hitta ytterligare en app för att organisera mitt resande och min packning var inte ett alternativ.

Vad är Trello?

Trello är ett enkelt verktyg för att ordna upp saker, oavsett om man är ensam jobbar i team. De ”tavlor” som Trello är organiserat i kring visar vad som just nu arbetas med, vem som är ansvarig och var i processen man är.

1. Tavlor

Trello är som sagt uppbyggt av tavlor och man kan ha hur många tavlor man vill. Jag har till exempel en tavla för olika kundprojekt men också en för min träning, en för inredningstips, en för packning för min stundande Sydafrikaresa och en för böcker jag är sugen på att läsa.

2. Listor

Varje tavla består av vertikala listor som är ordnade från vänster till höger. De saker man gör eller planerar (som kallas ”kort”) kan man flytta mellan olika listor, och listorna bestämmer man själv om de är kopplade till tid eller inte (t.ex är mina kundprojekt upplagda så att första listan är planering, nästa är utförande, nästa är feedback, leverans och till sist fakturering). När det gäller packning brukar jag istället göra en lista per område, t.ex ”Handbagage”, ”Incheckat”, ”Resedokument” och liknande.

2. Kort

Varje lista innehåller alltså olika ”kort”, vilka kan vara en aktivitet, en händelse, ett möte, ett ämne, en pryl eller vad som helst. Korten flyttas från lista till lista och de kan även flyttas inom listan för att visa prioritet. Alla medlemmar kan lägga till kort, starta samtal på korten, lägga till checklistor, dokument, bilder, videos eller vad som behövs.

Till varje kort kan man lägga till medlemmar som jobbar med en viss uppgift (t.ex. biljettbokning). Man kan prenumerera på uppdateringar som händer på de kort man är intresserad av och får då mail när något händer. Det kan vara bra att veta att allt händer ”i realtid”, vilket gör att du kan se ändringar på din telefon i samma ögonblick som du ändrar något via webgränssnittet. Eller om någon annan är inne och ändrar i dina tavlor, listor eller kort. 

Det finns också en anpassningsbar mall för planering inför resa, men du kan förstås göra en egen.

Exempel:

Så, ett par löparskor skulle i min packningsplanering vara ett kort. Det kortet skulle antagligen ligga i en lista som heter träningsprylar (tillsammans med andra kort såsom sport-bh och pulsklocka) vilken i sin tur finns på en tavla jag har kallat Sydafrikapackningen. 

Alternativt skulle jag kunna låta ett kort heta Träningsprylar och istället på det kortet anordna en checklista med ett antal punkter, t.ex. löparskor, sport-bh och pulsklocka. Hur man lägger upp sina listor får man bestämma helt själv.

Känns det lite rörigt?  Här har Trello en liten artikel (med videoklipp) som beskriver hur man kan lägga upp en reseplanering med verktyget: ”Plan a vacation with Trello!”

Och som en bra start finns det fina mallar att hämta från användare som gjort sina listor publika. Trello själv bjuder på två mallar med resetema:

• Mall för packningslista, organiserad per typ av sak/klädesplagg (se bilden ovan)

• Mall för reseplanering (se hur det funkar med länkar, bilder etc, se bildexempel nedan)

En stor fördel med Trello tycker jag är att det är alldeles gratis. En annan är att det är på svenska. Och väldigt intuitivt, det är lätt att komma igång och administrationen blir inte så tung. 

Och det är ju det man vill, eller hur? Planeringen av en resa ska vara lustfylld men inte kaotisk. Så sluta skriv listor på baksidan kvitton, i marginalen på kalendern eller i blandade molndokument, ge Trello en chans! Och berätta gärna vad du tycker – eller kanske vill du själv dela med dig av dina listmallar?